Master Data Management for selvbetjent BI

Hele hensikten med en selvbetjening BI løsning er at forretningsbrukere får tilgang til å utforske og analysere bedriftens informasjon uten å være avhengig av IT-avdelingen. Prosjekter som innfører selvbetjent BI sliter imidlertid med å skalere løsninger utviklet for de enkelte avdelingene opp til en felles løsning for hele bedriften. Mange opplever at ulike rapporter ikke stemmer overens grunnet dårlig kvalitet på kildedata og at den behandles ulikt fra avdeling til avdeling. Vi skal her se på hvilken rolle Master Data Management spiller ved innføring av selvbetjening BI.

Selv om selvbetjent BI innføres for å styrke brukerne kan det være vanskelig å overbevise dem om å basere virksomhetskritiske beslutninger på løsningen uten noen form for Master Data Management. Med en gang beslutningstakeren oppdager at salgstallene for en kunde fremdeles tilhører et salgsdistrikt som kunden ikke lenger tilhører vil tillitten til resultatene fra BI løsningen bli svekket. Uten skikkelig administrasjon av dataene så vil bruken av løsningen raskt avta etter hvert som flere brukere opplever inkonsekvente resultater.

Ofte vil ansatte spørre en venn på IT-avdelingen om uttrekk fra produksjonsdatabaser eller analytikere vil opprette en egne datamodell i Access for et gitt forretningsområde. Slike datauttrekk som ikke er underlagt sentral administrasjon vil være som regel være inkonsistente og dårlige kilder for forretningsanalyse.
Vi skal her se på hvorfor du bør vurdere Master Data Management som et viktig element i implementeringen av selvbetjent BI.

Selvstendighet til brukere og fageksperter
En god implementering av Master Data Management oppfordrer til løsrivelse fra avhengigheten til IT-avdelingen for utforskning, analyse og forvaltning av felles data. Ikke bare vil brukere og fageksperter føle seg mer frigjort, men dette vil også gi IT-avdelingen mulighet til å fokusere på andre viktige oppgaver som applikasjonsutvikling, infrastruktur og sikkerhet. Eksperter i de enkelte forretningsområdene vil ta eierskap til dataene ved håndtering av forretningsregler og forretningshierarkier helt uten kjennskap til den underliggende databasestrukturen. Dette kan utføres ved riktig bruk av Excel med Microsoft Master Data Services (MDS) plugin installert. Det er flere nøkler til denne selvstendighet:

• Brukere kan administrere og vedlikeholde data
• Brukere kan definere og håndheve forretningsregler
• Brukere kan optimalisere arbeidsflyt for godkjenning
• Brukere kan iterere trygt gjennom den innebygde versjonskontrollen

Konsolidert og troverdig data
Problemstillinger relatert til dårlig datakvalitet er kostbar og truer organisasjoner som ikke har implementert standardisert praksis for administrasjon av data. En av de grunnleggende årsakene til problemer med troverdighet er mangel på fagkunnskap. Som oftest er det sluttbrukere med fagkompetanse som best vil kunne vurdere troverdigheten til kildedata og definere forretningsreglene som styrer disse dataene og ikke utviklerne på IT-avdelingen.

Håndheving av valideringsregler og arbeidsflyt for godkjenning av data som strømmer inn i Master Data Management system vil sikre nøyaktighet og kvalitetsstandarder for masterdata. For eksempel når du arbeider med kundedata vil felt for by og kommune ofte ikke fylles ut eller bli feilstavet. Ved å opprette en regel som fyller ut disse attributtene basert på postnummeret vil sikre at dataene ikke bare er mer nøyaktig men også at de kan brukes på riktig måte når man kartlegger geografiske data i rapporter. Når reglene er satt i MDS vil alle adressedataene som er trukket inn anta regelen naturlig. Anvende av slike regler vil øke sluttbrukers tillit til at de konsumerer rene, nøyaktige og troverdige data.

Integrasjon av ulike systemer
Det er veldig vanlig at organisasjoner vil ha flere ulike systemer innen områder som kundestøtte, ordrebehandling, lagerstyring og regnskap. Det er en god sjanse for at disse systemene har overlappende data som ofte ikke er lagret på samme måte som igjen kan gjøre det vanskelig å holde dataene synkronisert. For eksempel kan ordrebehandlingssystem lagre valuta i et forkortet format (NOK) mens kundestøttesystemet lagre dem som sitt fulle navn (norske kroner). Uten tilstrekkelig Master Data Management kan forvaltningen av mappingen mellom disse systemene bli en tidskrevende oppgave. Med Master Data Management verktøy som MDS for Excel kan dataene fra de ulike kildesystemer bli konsolidert og forbli i synk slik at de kan brukes av sluttbruker av bedriftens rapporteringssystem.

Positive endringer i forretningsprosesser
Avdelinger i en organisasjon med lite eller ingen Master Data Management vil typisk administrere sine egne data og kan være tilbakeholdne med å gi tilgang direkte til andre forretningsenheter. Denne formen for administrasjon av data vil skape informasjonssiloer som avskrekker samarbeid, informasjonsdeling og datautforskning.

En vellykket strategi for Master Data Management vil bryte ned organisatoriske og avdelingsmessige grensene ved å definere et rammeverk for de prosesser og personer som er involvert. Roller som data administrator vil bli definert og tildelt Tiltak vil også innføres for å håndtere forslag-, kontroll- og godkjenningsprosess for opprettelse av ny eller endring av eksisterende data. Å muliggjøre dette nivået av samarbeidet vil gi grunnlag for en skalerbar BI løsning for bedriften som er i stand til å møte virksomhetens økende behov for analyse og rapportering.