DESIGN WORKSHOP – ET SPRINGBRETT FOR SAMARBEID
Som konsulenter ønsker vi å skape verdi for våre kunder så raskt som mulig. Kundene skal alltid være fornøyd med løsningen, som leveres innen avtalt tid og pris. Skal vi lykkes med dette er et godt og tett samarbeid med kunden viktig. Med en Design Workshop tidlig i prosjektet ønsker vi å legge til rette for engasjement hos kunden. Deltagerne skal oppleve dette som både lærerikt og nyttig, og bli inspirert til å bidra videre i prosjektet.
|
|
Kunden skal oppfatte det som lærerikt og nyttig å delta aktivt i analyseprosjektet
Under workshop’en vil konsulenten ha en tilbaketrukket rolle som fasilitator. Det er deltagerne fra kunden selv som skal identifisere de største utfordringene og komme med forslag til hvordan disse bør møtes. Utfordringer prioriteres og skisser av dashboard tegnes. Sammen danner disse et konkret målbilde for prosjektet – en spesifikasjon som sikrer at konsulenten har fokus på de viktigste utfordringene. Altså det som skaper mest verdi for kunden.
Design Workshop er en aktiviteten hvor kunden må være 100% tilstede
Deltagerne fra kunden er de viktigste personene på møtet. Det er deres kunnskap, erfaring og tanker som vil drive workshopen fremover og bidra til et godt resultat. Workshopen varer i 4 timer uten pause og oppleves av de fleste som trivelig men hardt arbeid, som krever 100% konsentrasjon hele tiden. Under workshopen vil vi benytte oss av gule lapper, papir og blyant. Det er ingen behov for PC eller andre elektroniske hjelpemidler. Faktisk er det en stor fordel om disse ikke blir med inn på møterommet.
|
DESIGN WORKSHOP
KA É POENGET?Som BI konsulenter hjelper vi kundene våre med å lage analyseløsninger. Målet med denne workshopen er å identifisere hva vi kan bidra med som skaper mest mulig verdi så raskt som mulig. Dette oppnår vi gjennom 3 aktiviteter:
I etterkant dokumentere arbeidet i workshopen og et løsningsforslag formuleres med plan for gjennomføring. |
|
FORBEREDELSER
|
I forkant av møtet er det viktig at deltagerne har forberedt seg ved å tenke grundig gjennom hva de ønsker å få ut av prosjektet og hvilke utfordringer de ønsker å få løst i løpet av prosjektet. Noter dette på gule lapper eller et papir som tas med på møtet. Ta også gjerne med utskrifter av eksisterende rapporter og dashboards. Disse kan være nyttig under designarbeidet.
Selve møterommet må ha en stor veggflate hvor vi kan henge opp gule lapper og en whiteboard for idémyldring, helst av den store typen. Det er også en fordel at lerretet til prosjektoren ikke dekker whiteboard, slik at siden i presentasjonen med oppgavene kan vises mens deltagerne arbeider med de ulike workshop aktivitetene. |
|
Møterom med projektor, whiteboard og store veggflater til gule lapper
Send gjerne ut en epost til kunden i forkant av workshopen med agenda og informasjon om krav til både deltagerne og møterommet:
|
Velkommen til design workshop! Torsdag 21. februar 2018 kl. 08:00-12:00 avholdes design workshop for analyseløsning prosjektet på det store møterommet hos Firstpoint i Thormøhlens Gate 53C, 5006 Bergen. Møtet etterfølges av lunch på Firstpoint sin regning. Målet med denne workshopen er å kartlegge behovene for analyse og rapportering. Fokus vil være på det som skaper mest verdi for dere. Vi vil gjennomføre følgende aktiviteter, hver indikert med tildelt tid:
Møterommet må ha en stor veggflate hvor vi kan henge opp gule lapper og en prosjekter for visning av presentasjonen. Vi tar med oss gule lapper, ark, penner og fargeblyanter. Etter lunch vil konsulentene fra Firstpoint jobbe videre med designet. Hvis mulig, reserver møterommet ut dagen. Ser frem til et hyggelig og nyttig møte! Pål |
KONSULENTENS ROLLE
|
Konsulenter er kreative og løsningsorienterte personer, ofte med lang erfaring fra lignende prosjekter. Når en utfordring blir lagt frem under en design workshop vil konsulenten instinktivt søke etter en løsning. Høyst sannsynlig har konsulenten møtt tilsvarende utfordringer hos andre kunder og minnes løsningen som den gang ble implementert. Dette er vel og bra, konsulenten skal være løsningsorientert, men ikke under en design workshop. Her skal konsulenten være fasilitator og la interessentene hos kunden innta hovedrollen på scenen. Konsulenten skal suger til seg mest mulig kunnskap for å få det beste grunnlaget for en vellykket leveranse. Er konsulenten for aktiv hemmes både deltagernes formidling og konsulentens evne til å lytte. Konsulenten vil få rikelig mulighet for å brilliere med sin kompetanse og kreativitet på et senere tidspunkt.
|
|
Konsulenten må motstå fristelsen av å foreslå løsninger
AGENDA
Denne workshopen gjennomføres av de beste senior konsulentene våre, og inkluderer arbeidet i etterkant med å skissere alternative dashboards basert på beste praksis. Har dere interne utviklere kan vi hjelpe til med å få på plass en solid arkitektur på egenutviklede løsniger. Vi kan også hjelpe dere med en GAP analyse for å se på hvordan eksisterende prosesser kan forbedres.
Antall deltagere vil kunne variere og vil påvirke tiden det vil ta å gjennomføre workshop'en. Tommelfingerregelen er at den vil ta 4 timer med 4 personer. Med 6 personer ta høyde for 6 timer. Helst ikke for mage deltagere utover 6 personer.
Antall deltagere vil kunne variere og vil påvirke tiden det vil ta å gjennomføre workshop'en. Tommelfingerregelen er at den vil ta 4 timer med 4 personer. Med 6 personer ta høyde for 6 timer. Helst ikke for mage deltagere utover 6 personer.
For dine sentrale interessenter
- Synliggjøre et felles målbilde
- Presentasjon av utfordringer/behov og prioritering av hva som er med i scope
- Interessentene skisserer opp design
- Konsulent skisserer alternative design basert på beste praksis (mellom workshops)
- Interessentene velger foretrukket design
MÅLBILDE
Målbilde defineres som «visjon for fremtidig situasjon». Et målbilde kan forstås som et bilde eller en beskrivelse av alle relevante målformuleringer knyttet til å løse de utfordringer som er identifisert. Målbildet kan for eksempel ha i seg visjon, misjon og hovedmål for den endring du ønsker å skape.
|
|
|
UTFORDRINGER
Deltaggerne fra kunden skriver ned en utfordring på hver gul lapp. Disse blir så prioritert i forhold til smerte og haster.
|
|
|
DESIGN
Det er her deltagerne virkelig kan bidra med sin kompetanse og kunnskap om hva som bør lages. Hvordan analyseløsningen skal fremstå for brukerne. Tanken her er at man gjennom et rollespill får igang diskusjonen mellom deltagerne på hva som er en god løsning. Deltagerne inndeles i grupper på 2. Den ene personen får rollen som bruker og den andre som designer. Designeren skal intervjue brukeren for å avdekke behovene.
|
|
|
