GAP Analyse Workshop

GAP ANALYSE WORKSHOP – KONTINUERLIG FORBEDRING

Som konsulenter ønsker vi å hjelper vi kundene våre løse utfordringer relatert til forretningsanalyse og IT. Målet med denne workshopen er å identifisere gode KPI’er for måling av prestasjon og resultat. Vi vil se på hvordan disse knyttes til selskapets kritiske suksessfaktorer og sikrer at aktivitetene som de ansatte jobber med har fokus på selskapets forretningsmål.

Kunden skal oppfatte det som lærerikt og nyttig å delta aktivt i forbedringsprosjektet

Under workshop’en vil konsulenten ha en tilbaketrukket rolle som fasilitator. Det er deltagerne fra kunden selv som skal identifisere de største utfordringene og komme med forslag til hvordan disse bør møtes. Utfordringer prioriteres, KPI'er evalueres og skisser av dashboard tegnes. Sammen danner disse et konkret målbilde for KPI prosjektet.

Design Workshop er en aktiviteten hvor kunden må være 100% tilstede

Deltagerne fra kunden er de viktigste personene på møtet. Det er deres kunnskap, erfaring og tanker som vil drive workshopen fremover og bidra til et godt resultat. Workshopen varer i bolker på 3-4 timer uten pause og oppleves av de fleste som trivelig men hardt arbeid, som krever 100% konsentrasjon hele tiden. Under workshopen vil vi benytte oss av gule lapper, papir og blyant. Det er ingen behov for PC eller andre elektroniske hjelpemidler. Faktisk er det en stor fordel om disse ikke blir med inn på møterommet.

FORBEREDELSER

I forkant av møtet er det viktig at deltagerne har forberedt seg ved å tenke på hva de ønsker å få ut av prosjektet og hvilke utfordringer de ønsker å få løst i løpet av prosjektet. Noter dette på gule lapper eller et papir som tas med på møtet. Ta også gjerne med utskrifter av eksisterende forretningsmål, kritiske suksessfaktorer, målkort, rapporter og dashboards. Disse kan være nyttig under designarbeidet.

Møterom med projektor, whiteboard og store veggflater til gule lapper

Selve møterommet må ha en stor veggflate hvor vi kan henge opp gule lapper og en whiteboard, helst av den store typen. Det må også være tilgjengelig en prosjekter som kan vise presentasjonen med veiledning til de enkelte aktivitetene som skal gjennomføres under workshop'en.

Send gjerne ut en epost til kunden i forkant av workshopen med agenda og informasjon om krav til både deltagerne og møterommet:

Velkommen til KPI workshop!

Torsdag 21. februar 2018 kl. 08:00-12:00 avholdes design workshop i analyseløsning prosjektet på det store møterommet hos Amesto Firstpoint Thormøhlens Gate 53C, 5006 Bergen. Møtet etterfølges av lunch på Amesto Firstpoint sin regning.

Målet med denne workshopen er å kartlegge behovene for analyse og rapportering. Vi vil ha fokus på det som skaper mest verdi for dere. Følgende agenda inneholder aktivitetene som vi skal gjennomføre, indikert med tiden tildelt hver aktivitet:

Målbilde - 20 minutter
Utfordringer - 60 minutter
Prioriteringer - 20 minutter
Roller - 20 minutter
Design - 120 minutter

En bunke på 20 A3 ark og 8 blokker med store gule lapper (6x12cm). Vi tar med oss penner og fargeblyanter.

Etter lunch vil konsulentene fra Amesto Firstpoint jobbe videre med designet. Hvis det er mulig å beholde møterommet ut dagen.

Ser frem til et hyggelig og nyttig møte!

Pål

Ka é poenget?

Dette oppnår viI Amesto Firstpoint hjelper vi kundene våre løse utfordringer relatert til forretningsanalyse og IT. Målet med denne workshopen er å identifisere gode KPI’er for måling av prestasjon og resultat. Vi vil se på hvordan disse knyttes til selskapets kritiske suksessfaktorer og sikrer at aktivitetene som de ansatte jobber med har fokus på selskapets forretningsmål. gjennom 5 aktiviteter:

Kartlegge og prioritere utfordringene
Evaluere dagens KPI’er
Forslag til nye KPI’er
Design av nye dashboards
Dokumentere arbeidet i workshopen

I etterkant formuleres et løsningsforslag med plan for gjennomføring.

Leveransen

Leveransen fra en Design Workshop i form av en tydelig målbilde, prioriterte utfordringer som skal løses og skisser av dashboards er også viktig for å sette forventningen til alle interessenter hos kunden for hva den endelige løsningen vil inneholde. Like viktig som å beskrive hvordan løsningen vil være er å være tydelig på hvilke utfordringer leveransen ikke vil løse. På denne måten unngår man falske forventninger under lansering.

Som løsningsorienterte konsulenter er vi vor ivrig til sette i gang med implementasjon av løsningen og bruker

De 2 viktigste årsakene til av det blir oppvaskmøter i etterkant av et prosjekt er at konsulenten ikke har et tydelig bilde på målbilde og ikke har oversikt over hva alle interessentene er mest opptatt av. Da er det lett å ta de feile valgene under implementering av løsningen. Dette kan vi unngå med en design workshop hvor interessentene hos kunden selv skisserer opp løsningen de tenker seg og at kunden har en aktiv rolle i prosjektteamet.

Vi har god erfaring med en kombinasjon av aktiviteter med design av dashboards og dashboard design aktivitet kombinert med gule lapper

Kunsulenten må motstå fristelsen av å foreslå løsninger

Konsulenter er kreative og løsningsorienterte personer, ofte med lang erfaring fra lignende prosjekter. Når en utfordring blir lagt på bordet vil konsulentens hjerne automatisk søke etter en løsning. Høyst sannsynlig har konsulenten møtt tilsvarende utfordringer hos andre kunder og husker løsningen som den gang ble implementert. Dette er vel og bra, konsulenten skal være løsningsorientert, men ikke under en design workshop. Her skal konsulenten være fasilitator og la interessentene hos kunden innta hovedrollen på scenen. Konsulenten skal suger til seg mest mulig kunnskap for å få det beste grunnlaget for en vellykket leveranse. Er konsulenten for aktiv hemmes både deltagernes formidling og konsulentens evne til å lytte. Konsulenten vil få rikelig mulighet for å brilliere med sin kompetanse og kreativitet på et senere tidspunkt.

Design workshop

Denne workshopen gjennomføres av de beste senior konsulentene våre, og inkluderer arbeidet i etterkant med å skissere alternative dashboards basert på beste praksis. Har dere interne utviklere kan vi hjelpe til med å få på plass en solid arkitektur på egenutviklede løsniger. Vi kan også hjelpe dere med en GAP analyse for å se på hvordan eksisterende prosesser kan forbedres.